INSCRIPCIÓN Y ALOJAMIENTO

¿Cómo me puedo inscribir para asistir a AIDS 2008?
Usted puede inscribirse para asistir a AIDS 2008 a través del sitio Web de la conferencia utilizando el sistema de inscripción online.

Para comenzar el proceso se inscripción, usted deberá comenzar por crear un “perfil” online. La información de contacto que usted provea en ese perfil será la utilizada para todas las solicitudes subsiguientes que realice online (por ejemplo, una solicitud de beca, la presentación de un resumen o una propuesta para un taller); con lo cual se ahorrará tiempo en el futuro. En el caso de que usted ya se hubiera inscripto a IAS 2007 (Sydney) usando un perfil, usted podrá utilizar los mismos detalles personales que completó para la Conferencia de Sydney en esta oportunidad. Haga clic aquí para obtener una lista de tarifas de inscripción.

¿Cuál es el costo de la inscripción?
Para AIDS 2008 se ha diseñado una estructura tarifaria doble para fortalecer la participación de los delegados de países de ingreso medio y bajo (siguiendo la definición del Banco Mundial; está disponible, en la página de inscripción del sitio Web, una lista completa de los países de ingreso alto a los que no se les podrán aplicar las tarifas reducidas).

Siguiendo esta estructura y hasta el 7 de mayo, la tarifa para los delegados provenientes de países de ingreso medio / bajo es de EUR 515. La tarifa actual para delegados de países de ingreso alto es de EUR 750. Las tarifas tanto para estudiantes / post-docs como para jóvenes de países de ingreso medio / bajo y para aquellos de ingreso alto es de EUR 140 y EUR 210, respectivamente. Inscríbase antes del 8 de mayo para evitar el recargo de último minuto.

¿Existe una tarifa especial para mexicanos, teniendo en cuenta que la conferencia se realizará en México?
La conferencia ofrece tarifas menores para los delegados de México y otros países de ingreso medio y bajo (de acuerdo a la definición del Banco Mundial). Las tarifas para los delegados de estos países es aproximadamente un 33% más baja que aquella que abonan los delegados provenientes de países de ingreso alto. Además, la conferencia tiene un programa de becas y aquellos que no están en condiciones de costear la tarifa de inscripción podrán solicitar una exención de la misma a través del mismo. Se recuerda que el período de solicitud de becas ya ha concluido.

¿Puedo abonar la tarifa de inscripción en dólares en vez de hacerlo en euros?
Las tarifas de inscripción pueden abonarse online con tarjeta de crédito (VISA, MasterCard, EuroCard y Amex) o por transferencia bancaria. A pesar de que la organización prefiere que el pago se realice en euros, si esta posibilidad no se encuentra a su alcance y usted desea efectuar el pago a través de una transferencia bancaria, su banco determinará cuál es la suma equivalente a pagar en dólares.

¿Cómo puedo inscribirme como medio para cubrir la conferencia?
La acreditación e inscripción para medios ya está disponible para todos los periodistas de buena fe a través de la página de Centro de Medios dentro del sitio Web de la conferencia. La inscripción de medios también requiere la creación de un “perfil” online previo. Dado que el espacio será limitado, la inscripción solo estará garantizada para los periodistas que presenten sus solicitudes completas con toda la documentación de apoyo del caso, incluyendo la verificación de sus credenciales de medio. El sistema de inscripción online lo guiará a subir su documentación de apoyo para respaldar así su pedido de acreditación.

¿Por qué debo presentar documentación de apoyo junto con mi solicitud de acreditación de medios?
Los documentos de apoyo que se solicitan para respaldar su pedido de acreditación para medios son utilizados para verificar que usted sea periodista y, consecuentemente, candidato a asistir a la conferencia gratuitamente. Lamentablemente, este proceso es necesario debido a que hemos recibido numerosas solicitudes fraudulentas en el pasado.

¿Puedo presentar la documentación de apoyo en otros idiomas que no sean el inglés?
Sí. Si bien el formulario de inscripción debe ser completado en inglés, la carta de su editor y los artículos firmados por usted u otros tres ejemplos de su labor profesional pueden ser presentados en otro idioma.

Todos los hoteles están reservados por Congrex. ¿Cómo puedo conseguir alojamiento?
Para asegurar que todos nuestros delegados tengan alojamiento durante la conferencia, hemos reservado en bloque para nuestros delegados gran parte del alojamiento disponible en la Ciudad de México. Al haber reservado tantas habitaciones, hemos podido negociar tarifas preferenciales en los hoteles.

Los delegados de la conferencia deberán contactarse con Congrex a través del sitio Web de la conferencia para tratar los temas relacionados con su alojamiento. Congrex hará, entonces, sus reservas hoteleras - a precio preferencial - por usted. Congrex no cobrará ningún tipo de gasto administrativo por este servicio.

¿Cuáles son los precios de los hoteles?
El rango de precios de los hoteles va desde los USD 41 por noche, en una habitación en un hotel de tres estrellas hasta USD 300 por noche y por habitación en un hotel de cinco estrellas.

BECAS

¿Hay financiación disponible para asistir a la conferencia?
Existe una financiación limitada disponible a través del programa de becas de AIDS 2008, que está dirigida a que AIDS 2008 sea accesible a personas provenientes de ambientes de recursos limitados y a jóvenes científicos de todo el mundo. El período de solicitud de becas para asistir a AIDS 2008 cerró el 26 de febrero de 2008. Ya no aceptan solicitudes de becas.

¿Cuántas becas se ofrecerán?
En AIDS 2006 en Toronto pudimos ofrecer alrededor de 1,000 becas internacionales. Para esta conferencia hemos destinado el mismo porcentaje del presupuesto total para becas internacionales y, por lo tanto, apuntamos a mantener el mismo nivel que en AIDS 2006, dependiendo del costo promedio de cada beca. Ofrecemos asistencia financiera a los delegados provenientes de países en vías de desarrollo, grupos comunales, comunidades marginadas, personas viviendo con VIH y SIDA y a jóvenes o estudiantes que los ayuden a asistir a la conferencia. Habrá también un número muy restringido de becas disponibles destinadas a representantes de medios de todo el mundo.

El programa de becas está abierto a cualquier persona del mundo (incluyendo individuos oriundos de México). La prioridad la tendrán aquellos individuos cuya participación en la conferencia repercuta directamente en su trabajo en sus propias comunidades; aquellos que puedan ayudar en la transmisión de las habilidades y conocimientos adquiridos durante la conferencia y aquellos cuyos resúmenes o talleres de desarrollo de habilidades hayan sido seleccionados o estén involucrados en actividades del programa.

A pesar de que se realizarán todos los intentos por ayudar a la mayor cantidad de personas posible a asistir a la conferencia, lamentablemente el número de becas disponible es limitado. Es por eso que se recomienda a los solicitantes que también busquen otro tipo de financiación.

¿Cómo puedo solicitar una beca y qué tipo de financiación recibiré?
La fecha de cierre para la solicitud de becas para asistir a AIDS 2008 fue el 26 de febrero de 2008. Los organizadores ya no reciben solicitudes de becas.

¿Quién decide a quiénes se les otorgan las becas?
Los criterios de selección de becas se elaboran conjuntamente con el Comité Coordinador de la Conferencia y con los diversos comités de programa. Los criterios cambian de una conferencia a otra en consonancia con los cambios de la epidemia. El presupuesto disponible está dividido por regiones, y la mayoría de las veces, a las regiones más afectadas por el VIH se les asigna la mayor parte del presupuesto.

Las solicitudes completas son, entonces, calificadas de acuerdo a estos criterios establecidos por los comités, y aquellos solicitantes con más alta puntuación, reciben una beca.

PRESENTACIÓN DE RESÚMENES

¿Cómo puedo presentar mi trabajo en la conferencia?
La fecha de cierre para la presentación de resúmenes para AIDS 2008 fue el 19 de febrero de 2008. Se han recibido más de 10,500 resúmenes. Exceptuando el caso de los resúmenes de última hora (ver información más abajo), no se aceptarán más resúmenes.

¿Quién selecciona los resúmenes y decide cómo serán presentados?
Todos los resúmenes que se presentan a la conferencia pasan por un proceso anónimo de revisión por pares llevado a cabo por un comité internacional de revisión. “Anónimo” significa que los evaluadores solo reciben el contenido del resumen, y no el nombre de la persona que lo presenta; asegurando así la imparcialidad de la decisión.

Cada uno de los más de 10,500 resúmenes presentados a la conferencia será revisado por no menos de cuatro evaluadores, cada uno de los cuales pondrá una puntuación. Los resúmenes con las puntuaciones más altas serán luego enviados al Comité del Programa Científico– un comité conformado por especialistas en VIH de todas las regiones del mundo– para la selección final. Este comité es el responsable de decidir qué resúmenes serán presentados oralmente, como pósters o incluidos en el CD-ROM.

¿Qué es un resumen de última hora?
Los organizadores de la conferencia solicitaron que los resúmenes fueran presentados antes del 19 de febrero de 2008. Esto significa que toda información importante producto de una investigación que no haya finalizado antes de la fecha de cierre de presentación de resúmenes podría quedar afuera del programa de la conferencia. Para evitar este inconveniente, los organizadores de la conferencia permiten la presentación de resúmenes de última hora para no dejar afuera los últimos resultados verdaderamente importantes de las investigaciones que se están desarrollando.

Los resúmenes de última hora se presentan en una fecha mucho más cercana al comienzo de la conferencia que los resúmenes comunes. Para AIDS 2008, se aceptarán resúmenes de última hora a través del formulario online de presentación que estará disponible en el sitio Web de la conferencia entre el 20 de mayo y el 16 de junio de 2008. Por favor visite la página Web de resúmenes de la conferencia después del 20 de mayo para obtener todos los detalles de presentación.

SATÉLITES Y EXPOSICIONES

¿Qué es una reunión satélite?
Las reuniones satélites están destinadas a los delegados de la conferencia y tienen lugar en el centro de conferencias. A pesar no estar programadas en los horarios oficiales, las mismas son parte del programa de la conferencia, y se promocionarán como tales. Las reuniones satélites están organizadas y coordinadas íntegramente por la organización a cargo de las mismas (empresas privadas, organismos gubernamentales, instituciones u organizaciones no gubernamentales).

Para asegurar que los reuniones satélites estén a la altura de los estándares éticos y científicos de la conferencia, todos los satélites:

• girarán en torno a temáticas relacionadas directa o indirectamente con el VIH/SIDA y estarán dentro del marco del programa de la conferencia; y
• serán evaluados por los organizadores de la conferencia en base a su contenido, mérito, calidad general y plan organizativo.

¿Organizar una reunión satélite tiene algún costo?
Si. Existe una tarifa para organizar una sesión satélite. No obstante, existe un número limitado de exenciones tarifarias disponibles para satélites que cubren vacíos identificados dentro del programa de la conferencia.

Las organizaciones que deseen solicitar una exención de la tarifa para una sesión satélite deberán comunicarse por email a satellites@aids2008.org describiendo todos los detalles del satélite, incluyendo el tópico, los oradores propuestos, la cantidad de público esperada, el nombre del organizador y la descripción de la sesión. El formulario para la exención de la tarifa de una sesión satélite está disponible en el sitio Web.

¿Cómo puedo solicitar una reunión satélite?
Las solicitudes para las reuniones satélites deben ser realizadas online a través de la herramienta de Gestión Online de Satélites y Exposiciones (OSEM, por sus siglas en ingles) en el sitio Web. Las solicitudes para organizar un satélite serán aceptadas hasta el 10 de abril de 2008.

¿Cómo puedo solicitar un stand de exhibición en AIDS 2008?
Con más de 7.000 metros cuadrados de espacio de exposición principal, AIDS 2008 ofrecerá oportunidades sin precedentes para organizaciones con y sin fines comerciales de mostrar sus productos y servicios en el encuentro más importante de profesionales de VIH/SIDA del mundo.

Los pedidos de espacios de exposición deberán realizarse online a través de la herramienta de Gestión Online de Satélites y Exposiciones (OSEM, por sus siglas en ingles) en el sitio Web de la conferencia. Los espacios de exposición tienen un costo de US$ 450 por metro cuadrado tanto en los casos de organizaciones comerciales como en aquellos de organizaciones no comerciales. La fecha de cierre para la solicitud de espacios de exhibición es el 31 de marzo de 2008. No obstante, en el caso de que se colmara la capacidad, , las solicitudes de exposición cerrarán antes de la fecha planeada.

PROGRAMA DE LA CONFERENCIA

¿Qué es el Programa de Desarrollo de Habilidades?
El Programa de Desarrollo de Habilidades es un componente único de la conferencia que abarca a los programas comunitario, científico y de liderazgo. Su propósito es ofrecer talleres que cubran un rango diverso de tópicos cuyo objetivo primordial es generar un espacio de enseñanaza de habilidades o estrategias específicas a publicos específicos que podrán aplicarlas en sus propios trabajos o ambientes una vez que regresen a sus hogares.

¿Qué es la Aldea Global?
La Aldea Global es una gran área dentro de la conferencia que consta de exposiciones, talleres, un área de trabajo en red, un mercado, etc. La misma está abierta tanto a los delegados de la conferencia como a los no delegados (sin ningún costo). Esto incluye organizaciones de comunidades de todo el mundo, grupos locales y nacionales y el público en general. La Aldea Global permite una mayor participación de la sociedad civil y fomenta el intercambio.

A través de este espacio interactivo y participativo, la Aldea Global hará hincapié en cuestiones relacionadas con el VIH, preocupaciones y prioridades que enfrentan diversas comunidades afectadas por el VIH. El programa promueve el diálogo, fomenta la creación de redes, la solidaridad y la inclusión en la comunidad mundial. El período de presentación de propuestas para la Aldea Global cerró el 19 de febrero. Se incluirá el organigrama completo de actividades en el sitio Web a medios de año.

¿Qué es el Programa Cultural?
El Programa Cultural demuestra la importancia del arte en la respuesta a la epidemia mundial de SIDA exponiendo el arte y la cultura en todas sus formas incluidas las películas y videos, artes visuales, teatro, poesía, danza y música entre otras formas creativas. El mismo ayuda a destacar cuestiones del VIH/SIDA frente a los delegados y al público en general; enriquece la Conferencia Internacional sobre el SIDA al ayudar a fortalecer las comunidades, fomentar nuevas relaciones, formar coaliciones, compartir ideas e información, comunicar mensajes positivos e influenciar al mundo para que tome parte en la lucha contra la estigma del VIH/SIDA.

Diferentes actividades y eventos tendrán lugar no sólo en el centro de convenciones sino también en otras sedes de la Ciudad de México. El período de presentación de propuestas para el Programa Cultural cerró el 19 de febrero de 2008. Se incluirá el organigrama completo de eventos en el sitio Web a medios de año.

¿Qué es el Programa de la Juventud?
El objetivo del Programa de la Juventud de AIDS 2008 es fortalecer la participación de la juventud así como alentar el perfil de temáticas relacionadas con jóvenes dentro de la conferencia. Esto se intentará a través de actividades como el pabellón de la juventud, un boletín electrónico para jóvenes, un centro de medios para la juventud, un espacio de presentación joven, actividades de tutoría joven y un sitio Web especial para la juventud.

OTRA INFORMACIÓN

¿Cómo voy a poder acceder al Centro de Convenciones Banamex?
Completos y detallados mapas de navegación estarán disponibles en nuestro sitio Web en el futuro cercano para ayudar a los delegados a orientarse hacia el centro de convenciones. Además, habrá abundante señalización en el mismo centro de convenciones para guiar a los delegados a los espacios de sesión y a las varias salas de actividades.

¿Es posible enlazar nuestro sitio Web con el de la conferencia?
Recibimos miles de solicitudes de enlace de los sitios Web de otras organizaciones. Si tuviéramos que atender todas estas peticiones, necesitaríamos todo un sitio Web para hacerlo. Por lo tanto, sólo realizamos enlaces con los sitios de nuestras organizaciones asociadas.

¿Quiénes son los organizadores de AIDS 2008 y las instituciones asociadas?
AIDS 2008 es convocada por la Sociedad Internacional de SIDA (IAS) la asociación mundial independiente líder de profesionales del HIV. Los socios locales de la conferencia incluyen Gobierno Federal de México, al Gobierno del Distrito Federal y a las comunidades científica y de liderazgo locales.

Entre las instituciones internacionales asociadas a AIDS 2008 se encuentran:

• Programa Conjunto de Naciones Unidas sobre el VIH/SIDA (ONUSIDA) y sus co-patrocinadores la Organización Mundial de la Salud (OMS) y el Programa Mundial de Alimentos (PMA)
• Consejo Internacional de Organizaciones con Trabajo en SIDA (ICASO)
• Red Global de Personas Viviendo con VIH/SIDA (GNP+)/Comunidad Internacional de Mujeres Viviendo con VIH/SIDA (ICW)
• YWCA Mundial
• Red Asiática de Reducción de Daño (AHRN)

¿Qué encuentros se llevarán a cabo en la región de América Latina como parte de la preparación de la conferencia?
Muchas de las reuniones de nuestros comités en las que se planifica el programa y las actividades de la conferencia, tienen lugar en la Ciudad de México.

Además de esto, vamos a realizar algunas reuniones de información general en todo México para informar a la gente sobre la forma en que pueden participar en la conferencia.

Si usted trabaja con una organización que pueda llegar a estar interesada en la promoción de la conferencia a través de la utilización de afiches o la distribución de folletos, por favor, póngase en contacto con el personal de Promoción de AIDS 2008 para obtener materiales y asistencia outreach@aids2008.org.